国家明确要求进行档案管理信息化建设

2023 年 12 月 29 日国务院第 22 次常务会议通过，并发布了《中华人民共和国档案法实施条例》，该条例自 2024 年 3 月 1 日起施行。

该条例的第五章第三十八条指出：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设。机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

由此可见，目前国家对于档案信息化建设高度重视，并在各机关、群团组织、国有企业事业单位中大力推行档案信息化管理。

浅析我国档案管理的实情与未来展望

根据中华人民共和国国家档案局公布的数据，截至 2022 年底，全国共有各级档案主管部门 3239 个，共有各级各类档案馆 4154 个，各级综合档案馆藏档案情况 117148.7 万卷、件，各级综合档案馆纸质馆藏资料 4316.7 万册，各级综合档案馆开放 20976.6 万卷，各级综合档案馆政府信息公开查阅场所 2285 个，2022 年全年各级综合档案馆接待利用者 645.9 万人次。

由以上数据不难看出，目前我国的档案数量多、类目多，档案管理机构多，档案的使用人数多，档案管理工作复杂且困难。

在中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《" 十四五 " 全国档案事业发展规划》中明确指出，在 " 十四五 " 期间档案信息化建设再上新台阶。档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。到 2035 年，档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度进入世界前列。

档案管理的现状

目前，档案管理大多还是停留在手动管理的阶段，普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点工作展开。档案馆普遍对于实体档案库存、位置等情况缺乏数据支撑，无法对于档案是否在馆等情况进行准确了解，缺乏安全管理机制等，具体问题如下：

1. 缺乏统一管理：档案缺乏标准管理流程，各地区、部门之间缺乏统一标准与规范，导致档案管理在各环节的流通不畅。

2. 管理流程复杂：因为缺乏统一的管理规范与信息化管理手段，目前的档案管理流程复杂，导致档案的查找、调取、借阅等较为困难，且需要消耗极大的人力物力。

3. 盘点困难，账实不符：档案数量庞大，且目前缺乏有效的信息化管理手段，导致档案盘点工作开展困难，常常出现档案账实不符的情况，增加了档案管理的难度。

4. 缺乏安全管理：档案管理缺乏切实有效的安全管理机制，导致档案保密性差，容易出现档案丢失、泄露、损坏等安全问题。

总而言之，目前我国档案数字化管理程度较低，档案信息化建设仍需大力发展。

如何进行现代化的档案管理信息化建设

在信息化时代，档案管理部门面对数量规模大、种类繁多的档案，工作模式一定要更灵活更智能化。因此，智能档案馆的建设就显得尤为重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，即通过对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率，实现数据共享、提高对档案管理的效率。

RFID 技术是继条码技术之后又一项新的自动识别技术。相较于传统的条码技术，RFID 技术具有良好的穿透性，多标签远距离识别能力，可标识物品信息容量大，反复可读写，标识信息唯一的特点，非常适合应用于档案管理。

通常情况下，档案馆利用 RFID 技术，建设 RFID 智能档案馆管理同样数量的档案，工作人员的工作时长将大幅降低，档案的管理质量与安全性将大幅提高。

如何建设 RFID 智能档案馆

经过考察调研我们从广州溯源信息工作人员那里得知建设一个 RFID 智能档案馆，应该实现档案的各项管理功能，包括档案的接收、入库、出库、盘点、查找、借阅、调取、安全管理等。还应当拥有各项数据统计以及数据分析功能，包括记录借阅档案的名称、借阅人员、借阅时间等信息，统计与分析档案馆的档案数量、明细、借阅情况等。

总的来看，RFID 智能档案馆作为一种先进的档案管理方式，应当实现以下几个目标：

1. 操作智能化：实现自动的出入库登记

2. 库存信息透明化：实现档案在库房、存放位置的动态管理和实时跟踪

3. 盘点高效化：批量识别档案库房实物，提升盘点效率，杜绝人工盘点差错

4. 快速查找定位：快速查找定位所需档案

5. 风险预警实时化：实现物品实时管控、人员身份确认，并实现违规报警

在 RFID 智能档案馆的建设中，根据档案馆的大小、管理档案的数量等实际建馆情况，又大致拥有两种建馆方案。分别是针对中小型档案馆的基础款 RFID 智能档案馆解决方案，以及针对大型档案馆的升级款 RFID 智能档案馆解决方案，接下来我们将详细介绍两种智能档案馆。

基础款 RFID 智能档案馆

基础款 RFID 智能档案馆通常采用 RFID 手持机进行档案的出入库、查询、借阅、盘点等管理，整个过程需要档案馆工作人员操作。基础款 RFID 智能档案馆建设难度相对较低，更加经济适用，适用于档案存放数量相对较少的中小型档案馆。

部署要求

一个基础款 RFID 智能档案馆通常由 RFID 手持机、RFID 打印机、RFID 标签、办公 PC、服务器（或云服务）等硬件设备组成，搭配智能管理系统，即可完成一个基础款 RFID 智能档案馆的部署。

业务流程

基础款 RFID 智能档案馆部署完成后，按照以下操作即可开展档案管理业务：

1. 使用 RFID 打印机与 RFID 标签对每个档案发行一个 RFID 标签，记录档案的类别、名称、所属单位等信息，并将标签贴在对应的档案上。

2. 使用 RFID 手持机根据现有任务，扫描档案的 RFID 标签，执行档案的出入库、查询、借阅、盘点等操作，并上传至服务器数据库中。

2. 使用办公 PC 承接或下发业务，下发业务至工作人员的 RFID 手持机中，由工作人员执行，办公 PC 还可以查询服务器中的数据，形成数据报表，方便工作人员进行数字化档案管理。

以一个新的档案入馆保管的业务为例，具体流程为：申请档案保管－确认保管申请－准备辅料－发车前往接收－接收档案－档案保管签认－发送费用清单。

升级款 RFID 智能档案馆

升级款 RFID 智能档案馆则是在基础款的基础上，加入了 RFID 智能柜、RFID 智能门禁等智能设备，实现了客户自助查询、借阅档案，且档案管理的安全性更高。升级款 RFID 智能档案馆解决方案成本相对更高，更加适合大型、档案数量较大、开放式的档案馆建馆使用。

部署要求

除了基础款 RFID 智能档案馆所需要的硬件设备，升级款 RFID 智能档案还需要 RFID 智能柜、RFID 智能门禁、自助档案查询机、视频监控等硬件设备，搭配的智能管理系统也需要开发适配更多的终端以及更多相对应的功能。

业务流程

以档案借阅为例，在升级款 RFID 智能档案馆中，整个业务可由客户自助完成，客户使用档案馆借阅卡进入档案馆，使用自助档案查询机查询所需档案，在相应的 RFID 智能柜中找到所需档案即可完成借阅。整个借阅过程无需工作人员参与，更加高效，且所有过程由智能设备记录，全流程可溯源。

而如果客户需要档案带离档案馆，则需要经过前台安全许可，否则档案馆的 RFID 智能门禁将会发出警报，有效防止档案遗失，确保档案安全。

档案管理信息化建设的重大意义

完善的档案信息化管理机制有着重大意义，不仅能够大幅提升档案治理效能，全面记录经济社会发展进程，更能充分实现档案对国家和社会的价值。目前，国内已有多家省级档案馆利用 RFID 技术，开展 RFID 智能档案馆建设，并已经开始稳定使用。

据了解，目前国内已有多家企业专注档案管理信息化建设业务。例如，广州溯源信息技术有限公司、深圳盈达信息科技有限公司等。