导读   

" 六页备忘录 " 是 2004 年杰夫 · 贝索斯在亚马逊倡导的内部沟通工具，今天被认为是催生亚马逊最伟大创新的源泉之一。贝佐斯认为，" 善意无效，机制有效 "，而叙事正是将个人思考转化为团队共识、避免无效沟通的关键工具。

作者 |   卡迈恩 · 加洛

来源 | 领教工坊

每个创新背后都有一个叙事过程

" 善意无效，机制有效。" 这是杰夫 · 贝佐斯的口头禅之一，现在已经成为亚马逊经典的话语之一。

这句话是贝佐斯在 2008 年 2 月全体员工会议上发言内容的简化版。" 通常，当我们发现一个反复出现的问题时，我们会召集团队，要求他们努力尝试，做得更好，本质上，我们要求的是善意。但这很少奏效。" 贝佐斯说，" 当你要求善意时，你并没有要求改变，因为实际上人们已经具备了善意。但是，如果善意不起作用，什么能起作用呢？机制会起作用。"

机制是可重复的流程，是一种能够让行动和决策与亚马逊领导原则保持一致的工具。一项机制被引入、采纳和 " 审计 "，以确保它按设计方式工作，发挥其应有的作用。" 两个比萨团队 " 和 " 单线程领导者 " 这些我们之前讨论的话题都属于机制的例子。

另一个由亚马逊建立的机制是 " 源于挫折 "，今天被认为是催生亚马逊最伟大创新的源泉之一。这种机制是叙事性的。

简单来说，叙事就是一份能够使思维变得清晰的书面文件。叙事有不同的形式。贝佐斯在亚马逊推行的两种主要叙事形式之一：6 页备忘录。任何人都可以用它们来提高沟通质量。

撰写叙事文字的过程让你能够提炼、澄清和清晰表达你的想法。最重要的是，任何人都可以做到。

布里亚回忆说，亚马逊第一次尝试撰写叙事文字的结果 " 糟糕得可笑 "。那些认为自己无法在 4 页纸上解释他们想法的高管无视这一准则，提交了 40 页的散文。当他们被告知要遵守篇幅限制时，他们找到了各种绕过规则的聪明办法，比如单倍行距、缩小边距和缩小字号。这很聪明，但并没有奏效。贝佐斯很快就发现了这个问题。

贝佐斯及其高层团队最终决定，备忘录最长不超过 6 页。支持性细节可以作为附件添加在备忘录中，但备忘录本身不能超过 6 页。这个规定的关键点在于：一份叙事性结构的备忘录应该足够长，足以表达思想，而不是简单的一句话。如果 2 页纸足以讲明白一个想法，那就用 2 页。

一份 2 页或 6 页的备忘录具有相同的目的：迫使提议者理清他们的想法。撰写带有标题、副标题、句子、动词、名词和段落的叙事备忘录比用项目符号去填充幻灯片更难。叙事方式要求 " 写作者比制作幻灯片时更深入地思考和综合考量 "。布里亚说：" 写在纸上的想法会经过更好的思考和打磨，特别是在整个团队都看过并提供反馈之后。将所有相关事实和重要论点整理成一个连贯易懂的文档是一项艰巨的任务，但事情本该如此。"

要写出能打动贝佐斯的叙事文档，没有正式的模板，但确实有一些行之有效的写作策略，可以帮助你创造一个令人印象深刻的叙事。

你可以采用并酌情调整以下写作策略。别忘了，自 2004 年以来，亚马逊的每一项重大创新背后都有一个叙事过程，这些成功的创新推动了亚马逊的发展，并让贝佐斯成为全球最富有的人之一。这些策略对他有用，对你也有用。

撰写优秀文字备忘录的 5 个策略

1. 关注点是叙事，而不是 "6 页 " 纸。

使用亚马逊的 6 页备忘录策略并从中获益的关键是将注意力放在恰当的地方——叙事。贝佐斯说，叙事性结构的备忘录需要包括 " 主题句、动词和名词，而不仅仅是项目符号 "。

6 页备忘录是一种适用于亚马逊高层决策会议需求的特殊格式，在亚马逊，没有规定备忘录必须是 6 页。任何书面沟通，无论是电子邮件还是内部备忘录，都应尽可能简洁明了。在许多情况下，一页的备忘录就足够了。

宝洁公司的一个例子

你可能不熟悉理查德 · 德普雷这个名字，但你一定熟悉他发明的电视剧类型：肥皂剧。

作为 20 世纪 30 年代宝洁公司的 CEO，德普雷无视大萧条期间削减市场费用的呼声。他加倍投资于一种新媒体——无线电广播节目。电灯泡被发明之后，宝洁的蜡烛销售量开始下降，于是公司开始专注于提高另一种热门产品——肥皂的销量。德普雷投资于在白天播放的电视连续剧，为数百万失业的美国人提供了逃避现实的娱乐形式，宝洁利用这个平台推动了象牙肥皂的销售，" 肥皂剧 " 由此诞生。

德普雷还将 " 一页备忘录 " 引入了宝洁的领导团队。根据管理专家汤姆 · 彼得斯的说法，" 德普雷非常不喜欢超过一页的备忘录。他经常会将长篇大论的备忘录退回去，并附带一项要求：‘把它浓缩成我能理解的东西。’如果一份备忘录里包含复杂的问题，他有时会补充说：‘我不能理解复杂的问题。我只能理解简单的问题。’当有一位采访者询问他为何如此时，他解释说，‘我的工作之一就是训练人们将一个复杂的问题分解成一系列简单的问题，然后我们都可以明智地行事’。"

事实证明，简化有改变一切的力量。那么，宝洁是如何训练员工来达到老板严格的标准的？

在宝洁，撰写一份一页备忘录的过程包括 5 个要素。表 1

▲表   1 宝洁一页备忘录包含的要素

对易于遵循的宝洁备忘录格式的每个要素进行了解释。

一页备忘录在宝洁文化中根深蒂固，至今仍然被作为电子邮件、备忘录、销售和营销宣传的蓝图，甚至是公司电视广告的模板。

2. 使用标题和副标题。

回到爱德华 · 塔夫特的文章，他提出：" 几个世纪以来，科学家、工程师和其他所有人，都是在没有分级符号的情况下完成关于复杂事项的沟通的。"

塔夫特提醒我们，著名的物理学家理查德 · 费曼写了一本 600 页的书，涵盖了热力学和量子行为等复杂主题，他只用了两级标题：标题和副标题。

" 理查德 · 费曼是一位了不起的科学家，但更重要的是，他是一位了不起的老师，" 比尔 · 盖茨说，" 他可以用有趣的方式向任何人解释事物。他是唯一一位真正成功地用简单的概念解释量子物理学的人。用非常简单的概念来解释一些对大多数人来说有点儿神秘的事情，是典型的费曼风格。"

▲   费曼先生

在 1986 年担任调查 " 挑战者 " 号航天飞机爆炸事故委员会成员时，费曼对项目符号存在的问题有了亲身体验。费曼写道：" 然后我们了解了‘项目符号’，那些本该起到总结作用的短语前面的黑色小圆点。这些该死的小圆点一个接一个地出现在我们的简报和幻灯片上。"

费曼曾经做过一次如今已经变得很著名的演示，展示了 1986 年 " 挑战者 " 号航天飞机爆炸事故的原因。他不需要幻灯片或项目符号来进行有力的论述，一杯冰水就让 PPT 黯然失色。

在 "O 形密封圈冰水演示 " 中，这位诺贝尔物理学奖获得者证明了他的理论，即发射当晚的低温降低了固体火箭助推器中橡胶 O 形密封圈的弹性，导致航天飞机在起飞 73 秒后爆炸。

在一场媒体云集的听证会上，费曼带来了橡胶 O 形密封圈的样品并将其放入一杯冰水中。橡胶变得僵硬，证明了在低温情况下它无法起到应有的密封作用，就像发射当日那个寒冷的早上，O 形密封圈无法很好地发挥密封作用一样。

费曼坦言，在做证的前一晚上，他还很不情愿去进行这个演示。他想：" 不，那太笨拙了。" 但随后费曼想起他所钦佩的物理学家，他们有 " 勇气和幽默感 "。当其他演讲者试图让事情复杂化时，他所钦佩的这些人却用简单明了的方式传递信息。受邀发表关于 " 挑战者 " 号灾难原因解释的其他演讲者带来了有图表、幻灯片和项目符号的简报。但费曼简单的演示 " 震惊了整个委员会 "，事后报纸头条这样报道。

费曼是一位天才，一位与爱因斯坦、伽利略和牛顿齐名的科学家。费曼因将复杂的话题翻译成通俗易懂的语言而被誉为 " 伟大的解释者 "。费曼推广了一种学习新事物的技巧：用你自己的话把概念写在纸上，你会用这些话向别人解释这个话题。用包含名词和动词的完整的句子，而不是用项目符号，写出解释。费曼说过：" 你可以通过它的美丽和简单来认识真理。"

3. 不要急于求成。

你可能还记得第 6 章关于类比的内容，贝佐斯曾将写作比作学习徒手倒立。它看起来很容易，但需要几周甚至几个月的练习才能掌握。这个技巧同样适用于叙事性结构的备忘录，好的叙事写作需要时间。不要期望一夜之间就能成为专家，（如果可能）要给自己足够的时间来完善你所写的东西。

你不能在叙事上急于求成，因为清晰的写作反映了清晰的思维。叙事性写作者常犯的最大的错误是没有在实际的写作过程上花足够的时间。根据贝佐斯的说法，如果你花时间把它做得很好，你的想法将会是经过深思熟虑的和杰出的，并且具有 " 天使歌唱般的清晰度 "。没有比这更高的赞美了。

4. 通过协作实现沟通。

亚马逊的传统是提交没有署名的 6 页备忘录。这传递了一个信号：优良的写作是整个团队努力的成果，而不应该由一个人独自完成。

贝佐斯在他 2017 年致股东的信中写道，一份优秀的备忘录和一份普通的备忘录之间的差别就在于是不是 " 模糊不清 " 的。" 写一份优秀备忘录的具体要求很难被逐条罗列。然而，我发现很多时候，读者对优秀备忘录的反应却非常相似。他们一看到就知道说的是什么。标准是真实存在的，即使它不易被描述出来。"

尽管优秀写作的标准难以描述，但贝佐斯表示，团队合作无疑会提高文件的质量。你需要成为一个非常熟练的作家才能写出世界一流的备忘录吗？" 在我看来，没那么重要。" 贝佐斯说。只要你们团队合作，他补充道。" 橄榄球教练不需要会投球，电影导演也不需要会演戏。但是他们都需要能够识别什么才符合高标准，并提出切合实际的期望。即使在写 6 页备忘录的例子中，起作用的也是团队合作。团队中需要有人具备这项技能，但不一定非得是你。" 这句话的另一层含义是，如果团队中最好的写作者是你，那么你会成为每个团队都抢着要的人。

" 写一份优秀的、有理有据的 6 页备忘录是一项艰苦的工作。" 布拉德 · 波特说。他在亚马逊工作了 13 年，是为数不多的 " 卓越工程师 " 之一，他在亚马逊的工作是加快 Prime Now 这样的重要项目的开发，Prime Now 是亚马逊的快递服务，可以在顾客下单一个小时内将产品送到顾客的家门口。

波特说：" 精准度至关重要。将一项复杂的业务用 6 页纸概括出来可能很难，因此团队需要花费数小时准备这份文件以供评审。这种准备工作有两个作用，首先，它要求撰写文档的团队真正深入地了解自己的领域，搜集数据，理解其运作原则，并能够清晰地表达出来。其次，一份优秀的文档能够让我们的高管在阅读后的半小时内把一个他们可能不熟悉的全新领域内化为自己所理解的东西。"

5. 开会前先默读备忘录。

在亚马逊，每个人在进入会议时都会收到一份打印好的文件，而且不会提前得到文件。他们随后开始安静地阅读文件。如果与会者是远程参会的，他们可以在计算机上阅读文件，但最好是在同一个房间里一起阅读。贝佐斯将默读时间称为 " 自修课堂 "。

微软也借鉴了亚马逊的叙事理念。在微软的会议中，会议文件将被上传到 SharePoint 这样的协作平台上，读者可以实时发表评论。这种方法使每个人都能看到其他人的评论。当有人支持某个观点时，他们会写 "+1"，意思是 " 我同意 "。稍后，你将了解亚马逊的叙事理念为什么以及如何进入微软。

无论是打印的还是在线的，那些没有参与起草备忘录的人都不应该被允许提前阅读会议文件。

多年来，亚马逊的新员工常常会惊讶于会议前 20 分钟的 " 诡异的沉默 "。在寒暄问候之后，每个人都会安静地阅读准备好的备忘录。以每分钟 3 页的平均阅读速度计算，所有人阅读完一份 6 页备忘录需要 18~20 分钟。因此，假设会议持续一个小时，余下的 40 分钟可以用来讨论。

亚马逊的员工会根据会议类型来调整备忘录的长度和讨论时间。比如，你参加一个 30 分钟的会议。寒暄几分钟后，你就会坐下来默默地读完一份两页长的备忘录。再过 6 分钟左右，每个人都会从阅读中抬起头来，留下 20 分钟讨论想法、挑战论点、质疑策略、提供反馈、提出问题，并确定下一步的行动。

值得一提的是，如果你和贝佐斯参加了同一个会议，很有可能他是最后一个读完会议文件的人。贝佐斯有一种神奇的能力，能够发现其他人都没有察觉的洞见。" 他先预设每个句子都是错的，除非他能够证明它是正确的，" 布里亚说，" 他质疑的是句子内容，而不是写作者的动机。"

对亚马逊的员工来说，经历这种叙事式体验是很有压力的。曾在亚马逊工作过 5 年的程序员杰西 · 弗里曼表示，准备文字备忘录是他工作中最具挑战性和最令人紧张的部分。" 感觉就像在撰写硕士论文。" 他回忆道。然而，即使离开公司后，弗里曼也继续使用这种方法。撰写文字备忘录是 " 你能够组织思想并与他人分享的最有效的方法之一 "。

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